Certyfikacja systemów zarządzania

→ Zobacz zakres akredytacji AC 111

1. Udzielenie, odmowa, utrzymanie oraz przedłużenie certyfikacji

Na podstawie pozytywnego wyniku auditu u Wnioskodawcy jest podejmowana decyzja o udzieleniu certyfikacji oraz wydaniem dokumentów certyfikacyjnych. Certyfikacja jest udzielana na okres 3 lat.

Jeżeli decyzja o udzieleniu certyfikacji jest negatywna (ocena nie wykazała spełnienia wymagań dokumentów odniesienia), Wnioskodawca otrzymuje informację na piśmie wraz z uzasadnieniem i decyzją o odmowie udzielenia certyfikacji oraz wskazaniem możliwości odwołania się od decyzji. W przypadku odwołania się od decyzji, dalszy tryb postępowania określa dokument Zasady postępowania ze skargami i odwołaniami.

Decyzja o utrzymaniu certyfikacji jest podejmowana w następstwie pozytywnego wyniku auditu nadzoru. W przypadku decyzji negatywnej Wnioskodawca jest informowany o możliwości odwołania się od decyzji. Dalszy tryb postępowania określa dokument Zasady postępowania ze skargami i odwołaniami.

Decyzja w sprawie ponownej certyfikacji (przedłużenia certyfikacji) jest podejmowana na podstawie wyników auditu ponownej certyfikacji, jak również wyników przeglądu systemu w okresie certyfikacji oraz skarg otrzymanych od użytkowników certyfikacji. Po pozytywnej decyzji, certyfikacja jest udzielana na kolejny okres nieprzekraczający 3 lat od daty upływu ważności poprzedniej certyfikacji. W przypadku decyzji negatywnej Wnioskodawca jest informowany o możliwości odwołania się od decyzji. Dalszy tryb postępowania określa dokument Zasady postępowania ze skargami i odwołaniami.

2. Zawieszenie, cofnięcie, ograniczenie lub wznowienie certyfikacji

TDT może zawiesić ważność certyfikacji, gdy Wnioskodawca:

a) nie wypełnia zobowiązań lub wymagań certyfikacyjnych,

b) nie pozwala na przeprowadzenie auditów/ocen/inspekcji w nadzorze z wymaganą częstotliwością,

c) nie pozwala na przeprowadzenie auditów specjalnych (jeśli ma to zastosowanie),

d) nie nadesłał w ciągu trzech miesięcy od wezwania wymaganych przez TDT informacji uzupełniających,

e) nie przesłał dowodów wykonania korekcji/działań korygujących w ciągu trzech miesięcy po ocenie, chyba, że uzgodniono inny termin,

f) nie wywiązuje się ze zobowiązań wynikających z umowy,

g) wystąpił o zawieszenie certyfikacji.

TDT informuje Wnioskodawcę o warunkach, na jakich zawieszenie zostanie zakończone i zostanie wznowiona ważność certyfikacji.

Zawieszenie certyfikacji nie może przekroczyć 6 miesięcy.

TDT cofa certyfikację w następujących sytuacjach:

a) Wnioskodawca nie rozwiązał kwestii powodujących zawieszenie certyfikacji w terminie 6 miesięcy od decyzji o jej zawieszeniu,

b) Wnioskodawca nie spełnia wymagań certyfikacyjnych,

c) Wnioskodawca nie wywiązuje się z umowy z TDT lub narusza dobre imię TDT.

Certyfikacja cofnięta nie podlega przywróceniu, co nie wyklucza ponownego ubiegania się Wnioskodawcy o udzielenie nowej certyfikacji na podstawie nowego wniosku.

TDT ogranicza zakres certyfikacji:

a) w wyniku przeprowadzenia auditu w nadzorze, podczas którego stwierdzono brak adekwatności/stosowania/funkcjonowania przedmiotu oceny w pełnym zakresie udzielonej certyfikacji,

b) na wniosek Wnioskodawcy – bez wykonania auditu.

W przypadku ograniczenia zakresu certyfikacji, Wnioskodawca jest zobowiązany do uaktualnienia wszystkich swoich materiałów reklamowych.

TDT zastrzega sobie prawo do publikowania informacji o zawieszeniu, cofnięciu certyfikacji lub ograniczeniu jej zakresu w Internecie na stronie https://www.tdt.gov.pl.

3. Rozszerzenie zakresu certyfikacji

Wnioskodawca może ubiegać się o rozszerzenie zakresu udzielonej certyfikacji. Postępowanie dotyczące rozszerzenia może zostać przeprowadzone w powiązaniu z oceną w nadzorze, o ile jest to możliwe z przyczyn czasowych lub osobowych po stronie TDT, lub poprzez przeprowadzenie oceny pozaplanowej.

Sposób i zakres oceny w przypadku rozszerzenia zakresu certyfikacji określa TDT.

Wnioskodawca posiadający ważną certyfikację, posługuje się kopią /kopiami znaków certyfikacji przekazaną/ymi przez TDT w wersji elektronicznej.

Znak certyfikacji oparty jest na zastrzeżonym wzorze znaku TDT. Znak certyfikacji udostępniany jest przez TDT w wersji wektorowej, wg poniższego wzoru:

Przedmiot certyfikacji	Wzór znaku certyfikacji	Uszczegółowienie
System zarządzania		XX-YY ZZZ 0000 oznacza nr referencyjny dokumentu odniesienia dla certyfikowanego(-ych) systemu(-ów) zarządzania, np. PN-EN ISO 9001; PN‑EN ISO 14001; PN‑ISO 45001; PN-EN ISO 22000; etc.

TDT jest wyłącznym dystrybutorem znaku certyfikacji.

Zezwala się na:

1. stosowanie znaku certyfikacji w skali szarości, przy zachowaniu jego czytelności
2. stosowanie znaku certyfikacji w formie wytłoczeń
3. stosowanie zamienne wypełnienia srebrnego zamiast szarości w technikach druku, gdzie ze względu na użyte farby niebieski nadruk na srebrnym podkładzie jest niewskazany – kolor srebrny stosować jedynie do elipsy
4. skalowanie znaku certyfikacji przez klienta pod warunkiem, że:
   • zachowana zostanie proporcja szerokości do wysokości
   • nie ulegnie zniekształceniu forma graficzna znaku certyfikacji
   • zachowana zostanie czytelność liter.
5. tekstowe powoływanie się na udzieloną przez TDT certyfikację w następującej formie, bez zmiany znaczenia:

„Certyfikowany/-a przez TDT…

• system zarządzania

[ np. jakością / bezpieczeństwem i higieną pracy / środowiskowego / bezpieczeństwem żywności, etc. ]

• na zgodność z…

[ dokument(-y) odniesienia zgodnie z ważnym certyfikatem, np. PN-EN ISO 9001 / PN-EN ISO 14001/ PN‑EN ISO 3834‑2, etc. ] ”.

Nie zezwala się na:

1. składanie jakichkolwiek oświadczeń wprowadzających w błąd odnośnie do certyfikacji udzielonej przez TDT
2. powoływanie na udzieloną certyfikację w sposób, który może naruszać dobra osobiste lub narażać TDT na utratę publicznej wiarygodności
3. stosowanie znaku certyfikacji przez strony trzecie (w tym Klientów Wnioskodawcy oraz jego podwykonawców)
4. stosowanie znaku certyfikacji ani powoływanie się na udzieloną certyfikację, na wizytówkach personelu Wnioskodawcy
5. stosowanie znaku certyfikacji ani powoływanie się na certyfikację po utracie ważności udzielonej certyfikacji (cofnięciu, wygaśnięciu, zawieszeniu)
6. stosowanie zamiast znaku certyfikacji – znaku TDT.

Stosowanie znaku certyfikacji w sposób inny, niż opisany powyżej, wymaga pisemnej zgody TDT.

Znak certyfikacji systemu zarządzania, zwany dalej znakiem, może być stosowany wyłącznie w połączeniu z nazwą Wnioskodawcy.

Znaku nie należy stosować do oznaczania wyrobów wytwarzanych w organizacji, której system zarządzania jest certyfikowany przez TDT, ani w sposób pozwalający na interpretację, że oznacza on zgodność wyrobu.

Znaku nie można stosować na raportach z badań laboratoryjnych, wzorcowań lub kontroli.

Znak może być stosowany na dokumentach handlowych, promocyjnych i reklamowych, wyłącznie w odniesieniu do zakresu działalności określonego w certyfikacie.

Powoływanie się na udzieloną certyfikację systemu zarządzania nie może sugerować, że TDT certyfikowało wyrób (w tym usługę) lub proces.